檔案是一個伴隨一生的資料，也是組織存在的歷史依據(jù)，而檔案管理工作的有效發(fā)展，也是提高工作質(zhì)量和工作效率的基礎條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。因此，檔案數(shù)字化管理工作得以快速開展開來，但什么是行之有效的方法呢？
一、實施檔案數(shù)字化的流程
1、數(shù)字化實施過程進行統(tǒng)一管理
統(tǒng)一管理可以統(tǒng)一標準，保證質(zhì)量，協(xié)調(diào)進度，并可提高效率，降低成本。
2、盡量全面的收集電子文檔
目前大都已實現(xiàn)了信息化辦公，所以對電子化文檔的需求也在提升，因此需要及時和盡可能全面的收集電子文檔信息，此舉不但可以降低檔案數(shù)字化的成本，提高工作效率，同時也可提高后期檔案資料的使用效果。
3、數(shù)字化實施的流程規(guī)范管理
隨著數(shù)字化技術(shù)的改善，以及數(shù)字化實施管理經(jīng)驗的積累，成都吉福匯已形成一套規(guī)范的檔案數(shù)字化規(guī)范，能夠更有序并有效的進行檔案數(shù)字化工作。
4、掃描文件通過OCR識別，以方便利用和搜索
??越來越多的電子檔案的需求已不僅僅是對圖像的需求，掃描文件的可編輯性也越來越多的被需求，而成都吉福匯所代理的成者掃描儀，在將所需紙質(zhì)文檔進行掃描后還可一鍵OCR識別，輕松編輯，并可儲存成多種格式，滿足不同的需求。
備注：如果OCR結(jié)果僅用于全文搜索，一般可不必校對，但要作為正式文檔管理，則需經(jīng)過校對程序。
5、已有實體檔案的數(shù)字化處理流程
實體檔案資料的數(shù)字化工作流程，一般包含以下內(nèi)容：
1）確定檔案資料分類管理架構(gòu)并依管理職責授權(quán)
2）取卷
3）檔案資料定義（檔案資料著錄）
4）拆卷
5）錄入卷內(nèi)文件信息
6）掃描、OCR與上傳
7）校對
8）封面、目錄打印，案卷重新裝訂并放回檔案資料柜
9）審核確認
（備注：針對成冊書刊等檔案資料可選則成都吉福匯所代理的部分掃描儀進行免拆裝訂掃描，大大的節(jié)省時間、提高工作效率。）
二、實施檔案數(shù)字化工作的正確方法
檔案資料數(shù)字化后，對于數(shù)字化文件進行校正并加蓋歸檔專用的電子印章，固化數(shù)字化文件，應該是一種非常好的檔案資料數(shù)字化安全管理措施，建議條件成熟時采用。另外，光盤庫、二維碼、條形碼與電子標簽的應用，將有效提高檔案資料管理的科技含量、管理水平與管理效率，建議適時采用。
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